Kasus Kasus pada ERP Project Management

NB: Bisa diteruskan kepada Pihak yang terkait yaitu: Finance, Akunting dan Purchasing

Misalkan: DPP PO: Rp. 10.000
PPN 10% : Rp. 1000
Total Rp. 11.000

Kasus I : Kesalahan pencatatan Purchase Order akibat kesalahan PPN
Diketahui:
1. Data PO yang salah adalah seharusnya PO tanpa PPN tetapi dientiry PO dengan PPN
2. Barang sudah diterima di ERP
3. Kontra Tagihan Supplier belum dilakukan

Solusinya:  Pada ERP ada fungsi Pembatalan PO.  Pembatalan PO bisa dilakukan dengan syarat yang tidak boleh dilanggar adalah PO tersebut tidak dalam proses penerimaan Barang atas PO tersebut.  Sebagai masukan maka seharusnya pihak Dept. Purchasing sudah bisa memastikan bahwa PO tersebut bermasalah sehingga barang tidak bisa diterima di sistem ERP.
Tahapan Solusi yang harus dilakukan:
1. Pihak Logistik melakukan Stock Adjustment dengan Fungsi Stock Adjustment Out Registration
2. Lakukan Pengesahan Stock Adjustment

Tahapan selanjutnya:
1. Buat MR Baru
2. Buat PR
3. Buat PO dengan kondisi yang baru, nomor baru dan jangan sampai salah klik PPN nya lagi.

Kasus II : Kesalahan pencatatan Purchase Order akibat kesalahan PPN
Diketahui:
1. Data PO yang salah adalah seharusnya PO tanpa PPN tetapi dientiry PO dengan PPN
2. Barang sudah diterima di ERP
3. Barang sudah dipakai buat project atau buat konsumsi operasional
4. Kontra Tagihan Supplier belum dilakukan

Tahapan yang harus dilakukan:
1. Pihak Akunting membuat jurnal balik atas Hutang (Reversing Entries Jurnal atas Hutang) dengan menjalankan program General Journal Registration
2. Masukkan COA Hutang pada posisi Debet, dan masukkan COA Beban pada posisi Kredit
3. Sahkan data jurnal tersebut

Untuk Langkah selanjutnya
1. Buat MR Baru
2. Buat PR
3. Buat PO dengan kondisi yang baru, nomor baru dan jangan sampai salah klik PPN nya lagi.


Kasus III : Pertanyaan berikutnya adalah: Bagaiman misalkan pihak Finace terlanjur telah melakukan kontra Tagihan Supplier?
Solusinya: Lakukan semua langkah seperti Ilustrasi diatas..
Langkah tambahan adalah: Pihak Finance harus melakukan proses Kompensasi Dokumen Hutang: Jalankan program Compensation Registration
dan lakukan Pengesahan Compensation
Tujuan melakukan kompensasi adalah untuk melakukan Balancing antara saldo Sub Legder Hutang Vendor dan Saldo Ledger secara keseluruhan.
Menu Kompensasi ada di modul AR/AP
Tahapan selanjutnya:
1. Pihak Akunting masuk kedalam menu Jurnal Otomatis..
2. Masukkan COA pada jurnal kompensasi dimana Debet Sebagai Hutangnya dan Kredit sebagai pembalancenya yaitu Inventory atau Beban
Pastikan sebelum memasukkan COA ke jurnal otomatis, periksa dulu PO itu, apakah barangnya dimasukkan sebagai Inventory? atau sudah dibebankan sebagai Beban Project atau Konsumsi.
Jika masih sebagai Inventory, maka COA jurnal kreditnya adalah Inventory. Tetapi jika sudah menjadi Beban Project atau Konsumsi, maka Jurnal Kredit Kompensasinya adalah Beban Project.

Kira Kira inilah yang bisa saya sampaikan sebagai penyelesaian kasus kasus Purchasing.
Kemungkinan salah adalah:
1. Salah Input Harga Barang
2. Salah Klik PPN PO
3. Salah Input Diskon Barang

Kasus IV: Kesalahan Input pada Service Order.
Untuk Service Order tidak serumit PO, dikarenakan tidak ada proses penerimaan Barang.
Yang ada adalah proses Berita Acara Serah Terima Jasa yang di sistem ERP namanya: Penerimaan Service Order oleh bagian Logistik
Jadi jika ada kesalahan pada Service Order baik salah PPN atau Harga maka
Langkah yang harus dilakukan
1. Jika Belum dilakukan kontra tagihan supplier, maka Pihak Akunting hanya melakukan Reversing Jurnal Entries untuk Hutang Jasa
2. Jika kontra tagihan supplier sudah dilakukan, maka Pihak Finance melakukan Kompensasi Hutang Supplier
3. Pihak Akunting masuk ke Jurnal Umum Otomatis dan masukkan kode COA Hutang di Debet dan Beban di Kredit.

Kira kira, inilah yang bisa saya berikan ilustrasi penyelesaian kasus kasus secara ERP.
Ini mungkin bisa terjadi berulang ulang, dan yang terpenting dalam menjalankan ERP ini memang rumit, tetapi jika terjalin kordinasi dalam satu departemen dan antar departemen, semua bisa diselesaikan.  Mudahan2 bisa bermanfaat dan bisa menyelesaikan kasus kasus ERP
Good Luck

Demikian disampaikan.


--
Salam hangat,

Eflin MS
Jl. Riung Mulya VI No. 31
Komplek Perumahan Riung Bandung
HP. 0817 4211 30
http://syridink.com